De formatieperiode is voor veel schoolleiders een intensieve fase. Roosters, uren en bezetting lijken centraal te staan, maar in werkelijkheid gaat het over iets anders: vertrouwen, rechtvaardigheid en richting geven aan je school. Een goede formatie voorkomt ruis voor de rest van het jaar. Een slechte formatie werkt maandenlang door.
In dit artikel vind je 10 inzichten om de formatie niet alleen organisatorisch goed te regelen, maar ook strategisch en mensgericht aan te pakken.
10 inzichten voor een formatie zonder gedoe
1. Werk vanuit heldere uitgangspunten
Formatiebesluiten die “onderweg ontstaan” zorgen bijna altijd voor discussie.
Formuleer vooraf:
- Welke criteria je hanteert (bevoegdheid, ervaring, ontwikkelbehoefte, teamverdeling)
- Wat zwaarder weegt bij keuzes
Tip: maak deze uitgangspunten expliciet. Dat voorkomt veel ruis achteraf.
2. Maak het proces transparant
Je hoeft niet elke afweging te delen, maar wel het proces:
- Welke stappen doorlopen worden
- Wie wanneer betrokken is
- Wanneer mensen iets horen
Onzekerheid ontstaat zelden door de uitkomst, maar door onduidelijkheid over het proces.
3. Communiceer vroeg, ook als nog niet alles zeker is
Wachten tot alles rond is, lijkt logisch, maar werkt averechts. Deel:
- Wat al duidelijk is
- Wat nog niet duidelijk is
- Wanneer er meer volgt
Mensen vullen lege plekken zelf in, meestal negatiever dan nodig.
4. Voer echte gesprekken (geen invuloefening)
Gebruik formatiegesprekken niet alleen om te informeren, maar om op te halen:
- Ambities en ontwikkelwensen
- Energie en belastbaarheid
- Verborgen talenten
Goede formatie is geen puzzel met uren, maar een combinatie van organisatie en ontwikkeling.
5. Kijk verder dan ‘uren vullen’
De valkuil: het huidige systeem zo efficiënt mogelijk reproduceren.
De kans: de formatie gebruiken om richting te geven:
- Waar wil je als school naartoe?
- Welke kwaliteiten heb je daarvoor nodig?
- Wat moet anders ingericht worden?
Formatie = strategisch instrument.
6. Bewaak rechtvaardigheid (niet gelijkheid)
Niet iedereen krijgt hetzelfde en dat is ook niet de bedoeling.
Waar het om gaat:
- Zijn keuzes uitlegbaar?
- Zijn ze consistent?
- Kun je ze onderbouwen?
De perceptie van eerlijkheid bepaalt het draagvlak.
7. Anticipeer op weerstand
Formaties raken mensen direct. Weerstand hoort erbij.
Effectieve aanpak:
- Erken het gevoel (“ik snap dat dit impact heeft”)
- Blijf bij je kaders
- Ga niet direct in de verdediging
Weerstand betekent vaak betrokkenheid, geen onwil.
8. Werk met scenario’s
Zeker bij onzekerheden (leerlingaantallen, budget, ziekteverzuim):
- Maak meerdere varianten
- Denk vooruit: wat als dit verandert?
Scenario’s geven rust, voor jou én je team.
9. Betrek anderen in het proces
Formatie is geen solo-opdracht:
- Betrek teamleiders of coördinatoren
- Gebruik hun zicht op teams en dynamiek
Dit verhoogt zowel de kwaliteit als het draagvlak van je keuzes.
10. Sluit zorgvuldig af
De laatste stap bepaalt hoe mensen het proces ervaren. Zorg voor:
- Heldere en definitieve communicatie
- Kloppende afspraken (inhoudelijk én administratief)
- Waardering voor flexibiliteit en inzet
Een rommelige afronding ondermijnt alles wat daarvoor goed ging.
Veelgemaakte valkuilen
Herkenbaar?
- Te lang wachten met communiceren
- Besluiten nemen zonder duidelijke criteria
- Iedereen tevreden willen houden
- Alleen kijken naar cijfers, niet naar mensen
Tot slot
Een sterke formatie:
- zorgt voor rust bij de start van het schooljaar;
- versterkt eigenaarschap in teams;
- en ondersteunt je schoolontwikkeling.
Een zwakke formatie zorgt voor doorlopende ruis vanaf augustus.
De vraag is dus niet alleen:
“Krijgen we het rond?”
Maar vooral:
“Leggen we hiermee een sterke basis voor volgend jaar?”
