Je kent ze vast wel, die personen die tijdens een vergadering het woord nemen en niet meer stoppen met praten of reageren. Onbewust reageer je op de persoon. Je wilt jouw standpunt immers duidelijk maken, terwijl anderen zich niet of nauwelijks laten horen. Na een tijdje zie je dat je al 20 minuten bezig bent met één agendapunt. Je kijkt rond in de groep en ziet dat anderen met elkaar in gesprek zijn gegaan of met hun voorbereidingswerk voor de les van morgen gestart zijn.
De betrokkenheid en actieve deelname van alle deelnemers is sterk verminderd, er is onvoldoende positieve energie en dit leidt tot weinig concrete en gezamenlijk gedragen acties en afspraken. En dat terwijl tijd een kostbaar goed is in het onderwijs!
Ervaar jij ook wel eens zo’n vergadering? Herken je het ontevreden gevoel na een minder efficiënt verlopen vergadering? Merk je dat de aandacht van de deelnemers verslapt terwijl je juist streeft naar gezamenlijke besluitvorming, gelijke inbreng en grote betrokkenheid … dan is het tijd om kennis te maken met Coöperatief vergaderen!
De kracht van Coöperatief vergaderen is dat deelnemers en voorzitter gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een effectief en productief verloop van de vergadering. Dit start bij een agenda die er voor iedereen toe doet. In plaats van eenzijdige informatieoverdracht of ongestructureerde discussie, is er sprake van professionele ontmoeting en ontwikkeling en het samen nemen van besluiten.
Bij coöperatief vergaderen denk je na over de tafelopstelling in de vergaderruimte, het karakter van het agendapunt (ontmoeting, onderwijsontwikkeling, besluitvorming) en de keuze voor een geschikte coöperatieve werkvorm. Door de werkvorm verloopt de interactie gestructureerd zodat iedereen in gelijke mate deelneemt en actief en betrokken is.
Ook een reflectie op jouw rol als voorzitter en bewustwording van jouw kracht en valkuilen in communicatie met anderen dragen bij aan een goede vergadering.
Is het moeilijk? Vraagt het veel extra voorbereiding? Dat valt reuze mee. Het is meer een mindset, waar je samen met jouw team in groeit.
Lees de reacties van enkele enthousiaste deelnemers aan de training Coöperatief vergaderen:
‘Passend, snelheid, variatie. Een aanrader voor anderen!’ (directeur basisschool)
‘Inspirerend, concreet en praktisch inzetbaar.’ (bouwcoördinator REC-3 school)
‘Meteen de werkvorm zelf ervaren is voor mij een grote meerwaarde.’ (directeur)
‘Ontzettend leuk om actief bezig te zijn, daardoor te leren en nieuwe ideeën op te doen.’ (IB-er)
‘Vandaag geleerd. Morgen inzetbaar. Heel praktisch!’ (teamleider)
Alvast iets uitproberen?
Probeer de werkvorm ‘3-stappen-interview’.
Onder andere geschikt voor het uitwisselen van ervaringen rondom een onderwijsvernieuwing die centraal staat in jouw team (nieuwe methode, nieuwe didactiek, speerpunten klassenmanagement, ..):
3-stappen-interview
- Werk in groepen van 4 personen
- Neem individuele denktijd en bedenk voor jezelf wat je wilt gaan zeggen over het onderwerp
- Ga in gesprek met je schoudermaatje over het onderwerp
- Luister goed naar de ander en maak notities (interview elkaar)
- Vertel daarna de overige groepsgenoten datgene wat je gehoord hebt van de ander
- Eventueel: noteer de overeenkomsten/verschillen/ goede ideeën uit jouw groep
Tips voor de voorzitter
- Geef duidelijk het gespreksonderwerp aan
- Bewaak de denktijd; zorg voor rust en voorkom overleg met elkaar
- Zet een zichtbare timer aan, de tijd waarin het wederzijdse interview afgerond moet zijn
- Vraag plenair naar enkele ervaringen vanuit de groepen of verzamel ze centraal
- Bespreek kort het effect van de werkvorm op de deelnemers en de opbrengst van het agendapunt
