Nieuw schooljaar, nieuwe kansen. Creëer een vergadercultuur, waarbij iedereen achteraf denkt: dit was zinvol! Hierbij 5 tips die je op weg kunnen helpen.
5 tips voor efficiënt vergaderen:
1. Maak je team medeverantwoordelijk voor de agenda. Iedereen kan agendapunten indienen, maar is dan ook verantwoordelijk voor dat agendaonderdeel tijdens de vergadering. In gezamenlijkheid besluit je welke agendapunten aan de orde komen.
Om snel te komen tot een keuze uit verschillende voorstellen maak je het visueel. Schrijf de verschillende voorstellen op. Aan de deelnemers deel je gekleurde post-its of stickers uit met twee kleuren. De ene kleur is de eerste voorkeur, de andere kleur de tweede. Iedereen geeft de voorstellen van zijn/haar keuze hiermee aan. Je ziet daarna in één oogopslag welk voorstel de voorkeur heeft.
2. Zorg voor (onderwijs)inhoudelijke agendaonderwerpen, besluitvorming en persoonlijke ontmoeting als agendapunten voor je vergadering. Veel tijd gaat vaak verloren aan mededelingen, die meestal ook niet voor iedereen relevant zijn. De betrokkenheid van deelnemers daalt hierdoor snel.
3. Zet coöperatieve vergaderwerkvormen in, zodat alle deelnemers actief en betrokken blijven. Voorbeelden:
Geef er 1, krijg er 1!
Doel: uitwisselen van ervaringen en ideeën
Nodig: werkblad(en)
- Individuele Denktijd: Noteer voor jezelf een aantal ervaringen met … in de kolom ‘Geef er Eén’
- Sta op en vorm een tweetal
- Wissel met elkaar om en om een idee uit
- Noteer de voor jou bruikbare ideeën in de kolom ‘Krijg er Eén’
- Bedank elkaar en vorm met een ander een nieuw tweetal
Gedachtenkrabbels
Doel: uitwisselen van kennis, meningen en ideeën
Nodig: werken in groepjes, post-its
1. Noteer eerst voor jezelf op losse post-its:
– wat aanspreekt in de huidige rekenmethode;
– wat jij al weet over de afspraken rondom het dyslexieprotocol op school;
– waarom het werken met kwaliteitskaarten van meerwaarde is voor de school;
– …..
2. Plak de post-its in het midden van je tafelgroep.
3. Bespreek met jouw groepje de items die op tafel liggen en breng er een ordening / verdeling in aan.
4. Maak gebruik van een timer en wijs iemand in elke groep aan als tijdbewaker. Zo voorkom je teveel afdwalen van het onderwerp, maak je je teamleden medeverantwoordelijk en zijn alle agendaonderdelen haalbaar in de beschikbare tijd.
5. Reflecteer de laatste 5 minuten van de vergadering op de nieuwe vergaderwijze. Benoem successen en stel aandachtspunten voor een volgende vergadering met elkaar vast (ook dit zou je kunnen doen met een coöperatieve vergaderwerkvorm).
Aan de slag
Wil je meer weten en zelf ervaren hoe vergaderen anders kan? Kom dan kennis halen en inspiratie opdoen tijdens de training Coöperatief Vergaderen.
