Scholen worden in deze uitzonderlijke tijd bijna dagelijks geconfronteerd met gebeurtenissen die hun onderwijs direct beïnvloeden. Sommige van deze gebeurtenissen kunnen zowel op de korte als op de lange termijn grote consequenties hebben voor scholen.
In dit artikel gaan we dieper in op hoe je scenario’s kunt formuleren en hoe je op basis hiervan keuzes kunt maken in (deze) onzekere tijden.
Hoe maak je langere termijnkeuzes in onzekere tijden?
Scholen worden in deze uitzonderlijke tijd bijna dagelijks geconfronteerd met gebeurtenissen die hun onderwijs direct beïnvloeden. Daar zitten soms voorspelbare, maar veel vaker onvoorspelbare zaken tussen, zoals de tijdelijke sluiting van de scholen vanwege het COVID-19 virus. Sommige van deze gebeurtenissen kunnen zowel op de korte als op de lange termijn grote consequenties hebben voor scholen. Bijvoorbeeld, de tijdelijke schoolsluiting, heeft directe invloed op het sociale contact met leerlingen en ouders, maar op langere termijn ook zeker invloed op schoolontwikkeling, de geplande ambities ten aanzien van onderwijsverbetering en onderwijsvernieuwing. Tegelijkertijd moet je als school en bestuur wel veel toekomstbewuste keuzes maken op dit moment. Maar hoe maak je flexibele langetermijn keuzes, zoals in een school- of beleidsplan, als zo onzeker is hoe de komende tijd eruit komt te zien? Je kunt niet altijd wachten tot er meer duidelijk is. Je moet bijvoorbeeld nu keuzes maken over formatie, over planning of over de aanschaf van leermateriaal. Helemaal omdat steeds duidelijker wordt hoelang en in welke intensiteit deze onzekere periode zal gaan duren.
Het maken van scenario’s kan hierbij helpend zijn. Scenario’s maken concreet wat de toekomst de school kan brengen. Scenario’s zijn geen werkelijkheid, maar bieden inzicht in de reële toekomstmogelijkheden, zodat je in grote onzekerheid toch kunt anticiperen en beredeneerde keuzes kunt maken. Deze aanpak draagt bij niet alleen bij aan het behoud van de gerealiseerde onderwijskwaliteit maar ook aan doorlopende onderwijsontwikkeling.
In dit artikel gaan we dieper in op hoe je scenario’s kunt formuleren, waar de verbinding vanuit de huidige maatschappelijk en onderwijssituatie met de ambities in het schoolplan kan worden gemaakt en hoe je op basis hiervan keuzes kunt maken in (deze) onzekere tijden.
Wat is scenarioplanning?
Scenarioplanning is, niet zo verrassend, gericht op de toekomst. Het is een methode waarmee organisaties inzicht proberen te verkrijgen op wat de toekomst gaat brengen en welke invloed dit mogelijk heeft op strategische en operationele doelen zoals je die bijvoorbeeld in je school- of beleidsplan hebt vastgelegd. De toekomst is echter zeer moeilijk te voorspellen, zeker nu, en daarom wordt er binnen scenarioplanning gebruik gemaakt van verschillende scenario’s die de bandbreedte aangeven van mogelijkheden in de toekomst. Zo zijn organisaties (zoals scholen en besturen) in een snel veranderende werkelijkheid toch in staat om strategie te bepalen voor een langere termijn en wendbaar genoeg om te kunnen anticiperen op deze snelle veranderingen.
Concreet worden er bij scenarioplanning verschillende toekomstscenario’s opgesteld en aan de hand daarvan worden keuzes gemaakt die opgenomen worden in een plan. Met deze scenario’s kan een school of scholengroep goed anticiperen op veranderingen, zoals een tijdelijke schoolsluiting en voorziet het problemen zoals het supersnel inrichten van afstandsonderwijs.
Onzekerheden
De toekomst zit zoals we weten vol met onzekere factoren. Externe ontwikkelingen die invloed hebben op een organisatie en haar koers. Het gaat hierbij dus over externe ontwikkelingen waar je als organisatie geen invloed op hebt, maar waar je wel mee te maken krijgt en waar je vooraf het liefst al wel rekening mee wilt kunnen houden. Scenarioplanning richt zich dan ook op de onzekere factoren. Zaken die goed te voorspellen zijn, waarvan je dus zeker weet dat ze een rol gaan spelen kun je al rekening mee houden en hoef je dus niet mee te nemen in je scenario’s. De scenario’s stel je dus op aan de hand van externe ontwikkelingen die grote onzekerheid met zich mee brengen. Interne factoren worden niet meegenomen in de scenario’s, maar spelen pas een rol bij de strategische keuzes die worden gemaakt naar aanleiding van de scenario’s; in het ‘scenarioplan’ dus.
Dus met scenario’s voorspel je de toekomst?
Nee, scenarioplanning is niet het voorspellen van de toekomst. Scenarioplanning helpt je wel om een beeld te krijgen van waar je rekening mee moet houden. In het wilde weg uitspraken doen over de toekomst heeft weinig zin. Scenarioplanning geeft organisaties daarom een kader om op een gestructureerde manier na te denken over de toekomst. Zonder daarmee een schijnzekerheid te geven van een voorspelling.
Waar scenarioplanning al veel wordt toegepast door multinationals en overheden die veel keuzes moeten maken te midden van grote onzekerheden, wordt scenarioplanning ook steeds vaker toegepast door kleinere organisaties om te kunnen anticiperen op een sneller en sterk veranderde toekomst en deze periode zit vol met deze onzekerheden en er verandert veel in korte tijd.
Hoe maak ik een scenarioplanning voor mijn school?
Je kunt scenarioplanning dus gebruiken om zicht te krijgen op hoe de ontwikkelingen de komende tijd van invloed gaan zijn op het onderwijs en de schoolorganisatie, om je plannen en doelstellingen bij te stellen en een duidelijk perspectief te bieden aan teams en collega’s.
Zelf aan de slag met scenarioplanning? Gebruik dan het volgende stappenplan:
1: Identificeer relevante externe ontwikkelingen
2: Cluster ontwikkelingen (zodat hoofdtrends zichtbaar worden)
3: Prioriteer ontwikkelingen (o.b.v. impact op jullie onderwijs en onzekerheid)
4: Bepaal kernonzekerheden (2 assen) en scenario’s (4 kwadranten)
5: Uitwerken scenario’s (hoe ziet dit scenario eruit in woord en/of beeld)
6: Implicaties van scenario’s bespreken met het team
7: Verwerking in plan(nen)
Stap 1. Identificeer relevante externe ontwikkelingen
Vaak worden de DESTEP factoren gebruikt om de belangrijkste ontwikkelingen te identificeren. Dit zijn: Demografisch, Economisch, Sociaal cultureel, Technologisch, Ecologisch, Politiek juridisch. Voor het onderwijs zou je daar nog een E aan kunnen toevoegen voor Educatieve factoren.
Je kunt met je team al een flink aantal ontwikkelingen benoemen. Wees nog niet te kritisch (ordenen en prioriteren doe je in de vervolgstappen) en accepteer dat er schijnbaar tegengestelde ontwikkelingen kunnen zijn, denk aan dat je meer en minder solidariteit tegelijkertijd ziet (men doet van alles om dingen met elkaar te delen, maar is massaal aan het hamsteren voor de onzekere tijd). Er is dus ontwikkeling op dat gebied en het kan dus meer kanten opgaan.
Stap 2. Cluster ontwikkelingen (zodat hoofdtrends zichtbaar worden)
In deze stap maak je clusters van ontwikkelingen die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld: toename gebruik van videobellen, meer gebruik digitale verwerkingsopdrachten, invloed grote tech bedrijven (Google, Microsoft) neemt toe. Deze drie ontwikkeling zouden samen een cluster kunnen vormen: toename digitalisering. Probeer te komen tot maximaal vijftien clusters.
Stap 3. Prioriteer ontwikkelingen (o.b.v. impact op jullie onderwijs en onzekerheid)
Voor elk van de vijftien clusters bepaal je of de impact op jullie school/scholengroep groot of klein is en hoe zeker je bent dat deze ontwikkeling doorzet. Dit kun je doen op een 10 puntenschaal. Door een punt te geven aan elk cluster voor impact en onzekerheid. Hoe groter de impact hoe hoger het punt en hoe groter de onzekerheid hoe hoger het punt. Een ontwikkeling met een grote impact en een grote onzekerheid dat dit daadwerkelijk doorzet, vind je vervolgens rechtsboven terug in de diagram.
Je kunt je voorstellen dat de impact van en toename digitalisering grote gevolgen kan hebben voor het onderwijs, de impact is dus hoog. Maar omdat er ook een trend is dat men een groeiende behoefte heeft aan live contact en minder schermtijd is de onzekerheid ook groter.
Stap 4. Bepaal kernonzekerheden (2 assen) en scenario’s (4 kwadranten)
Nu bepaal je aan de hand van de impact en onzekerheid welke assen de basis vormen voor de scenario’s die je uitwerkt. Je kiest voor de twee assen dus ontwikkelingsclusters met een hoge impact en grote onzekerheid.
De twee assen zouden bijvoorbeeld kunnen zijn: Digitalisering en Nieuwe omgangsnormen
Stap 5. Uitwerken scenario’s (hoe ziet dit scenario eruit in woord en/of beeld)
Om een beeld te krijgen van wat het betekent wanneer de toekomst zich beweegt in de richting van een scenario werk je een scenario uit in woord en eventueel in beeld. Zodat het je het scenario kunt voorleggen aan het team en samen kunt bepalen wat de implicaties zijn van een dergelijk scenario.
Stap 6. Implicaties van scenario’s bespreken met het team
Presenteer de scenario’s aan het team en probeer met elkaar een inschatting te maken van de implicaties van elk scenario. Eventueel verdeel je de scenario’s onder het team en bedenk je in groepen wat het scenario betekent voor jullie onderwijs, de kinderen, de organisatie en jullie dagelijkse werk.
Stap 7. Verwerking in plan(nen)
Aan de hand van deze implicaties kun je bepalen of plannen bijgesteld dienen te worden, in hoeverre er een herijking van visie nodig is of welke acties je nu al moet gaan inzetten om voorbereid te zijn op veranderingen.
Wil jij ook meer grip krijgen op de onzekere toekomst die ons staat te wachten met behulp van scenarioplanning? Wij denken graag met je mee! Neem contact op via info@onderwijsmaakjesamen.nl.
