Je hebt me!

Bekwame presentatoren – van Aristoteles tot Malala en Obama, zullen vaak de ‘wet van drie’ gebruiken als ze iets eff ectief willen communiceren. Verdeel je boodschap in drie duidelijke delen – een drietal – en maak het de luisteraar gemakkelijk om erdoorheen te navigeren. Je kunt de sessie opdelen in drie delen, focussen op drie hoofdtitels of werken met drie boodschappen in je PPT. Probeer het eens!

(En als je veel tijd over hebt of je een beetje verveelt: ga terug naar de vorige alinea’s en kijk of je wat drietallen van mij kunt vinden. Ik denk van wel. Ik vind ze geweldig!)

In de jaren 50 verscheen een zeer invloedrijk wetenschappelijk rapport: George Millers Het magische getal zeven, plus of min twee. Miller toonde aan dat ons werkgeheugen met maximaal zeven (plus of min twee) dingen of feiten tegelijkertijd kan jongleren. Vandaag de dag kunnen we concluderen dat Miller misschien te optimistisch was: het lijkt erop dat onze limiet dichter bij drie of vier items per keer ligt.

Het gaat er niet alleen om de presentatie in drie delen te verdelen. Je moet ook je best doen om niet verstrikt te raken in het proces en proberen achttien verschillende feiten in dezelfde sessie te persen. De hersenen van het publiek raken snel in een onaangename staat van ‘overbelasting’ en het risico is groot dat vrijwel alles snel daarna verdwenen is.

Ik stel voor om je te concentreren op maximaal drie belangrijke thema’s in je presentatie. Als je met meer ballen probeert te jongleren, loop je het risico dat je niet alleen bal 4 en 5 laat vallen, maar dat je ze zelfs allemaal verliest!

Merk op dat ik ‘drie thema’s’ schrijf. Natuurlijk leer je tijdens een cursus van een halve dag of tijdens een enkele les meer feiten. Maar als je erin slaagt om je aan drie duidelijke clusters te houden, maak je het de toehoorders veel gemakkelijker en worden ordenen en herinneren voor hen een stuk eenvoudiger.

Als mensen een nauwkeurige routekaart krijgen, een duidelijk gedefi nieerd scenario voor hoe de presentatie zal verlopen, kunnen ze alles veel gemakkelijker volgen. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die een dergelijk houvast direct aan het begin van een optreden krijgen, het veel gemakkelijker vinden om alles bij te houden – en voor jou wordt het veel gemakkelijker om je publiek te bereiken. Investeer 20 seconden in een snel overzicht van de agenda en de tijdsindeling: ‘Vandaag neem ik 40 minuten de tijd om te praten over hoe we beter kunnen worden in presenteren, en kijken we naar drie factoren. Eerst besteden we 10 minuten aan het vertellen van verhalen, daarna een kwartier aan lichaamstaal en we eindigen met hoe je PowerPoint het beste kunt gebruiken.’

De 10:40-regel ‘Volg jij ook de 10:40?’ Ik weet niet hoe vaak je die specifieke vraag krijgt, maar mocht je hem krijgen, dan wil ik je met alle plezier uitleggen dat het niet om een of andere nieuwe dieetrage gaat. 10:40 is namelijk een zeer effectief model om je PPT-afbeeldingen te beoordelen.

DIT IS HET:

Voor elke tien PPT-afbeeldingen mag je in totaal nooit meer dan veertig woorden gebruiken. Dit betekent dat elke afbeelding vier woorden kan hebben – maar je kunt ook kiezen voor geen enkel woord op sommige afbeeldingen en acht woorden op andere. Hiermee kun je vrij experimenteren en variëren.

Als je deze richtlijn volgt, kan ik je beloven dat je aardig op weg bent naar de top, naar de zwarte band in afbeeldingsvaardigheden. Bij voorbaat gefeliciteerd. (Ik wil je er nogmaals aan herinneren dat je meeste ‘concurrenten’ meer dan veertig woorden per afbeelding zullen gebruiken.) Ik herhaal:

Als je klaar bent met praten over wat er op de PPT-afbeelding staat, kan het heel fijn en rustgevend zijn als je het scherm donkerder maakt. Maak het helemaal zwart, zodat er niets is waar de ogen van het publiek naartoe kunnen worden getrokken, en je kunt blijven praten zonder enige afleiding. (Nu kun je tekeergaan over clausules en raaklijnen, zonder dat het ook maar een beetje ongemakkelijk voelt dat achter je een afbeelding van de tong van een giraf wordt getoond.) Als het tijd is voor de volgende afbeelding die je wilt laten zien, klik je opnieuw, en voilà – het scherm licht weer op. Het is een ongewone truc, maar wel een die aangenaam is voor het publiek. Probeer het, en je zult opvallen in de massa. Hoe doe je dit? Wel, zorg ervoor dat je net gekochte klikker hiervoor een speciale knop heeft. Als je op je computer door de diavoorstelling bladert, kun je in PowerPoint de verduistering en oplichting van je scherm regelen met de b-toets. Als je er klaar mee bent, laat een afbeelding of tekst je presentatie dan niet verstoren. Hoe minder afleiding er is voor het publiek, hoe beter het is voor iedereen; soms is een zwarte, neutrale achtergrond de meest comfortabele optie.

Oh, wauw! Hier zien we een fantastische nieuwe wereld van opwindende kansen opengaan! Kies je voor ‘animaties’, dan kan je presentatie ineens momenten bevatten waarop je afbeeldingen en teksten letterlijk tot leven komen. Ze kunnen zowel links als rechts naar binnen stuiteren, vliegen of glijden. Je kunt tekst verpakken in kubussen, ruiten of bliksemfl itsen. Onderdelen kunnen langzaam tevoorschijn komen of vervagen. Je kunt zelfs Martin Luther King in beeld laten stuiteren met een dubbele backfl ip en daarna het hele beeld laten exploderen in een regen van indigo confetti. Dit soort dingen is natuurlijk erg leuk. Ik moedig iedereen die een PPT maakt aan om hier een hele tijd mee te spelen. Probeer het – experimenteer en ga helemaal los. Maak de meest bombastische en spectaculaire PPT die de wereld ooit heeft gezien. En laat hem dan zien aan een familielid of naaste collega. (Kies wel iemand die niet snel duizelig wordt.) Wis dan de hele presentatie en zorg ervoor dat je het volgende advies voor de rest van je professionele leven opvolgt: gebruik geen animatie-effecten in je presentatie. Einde bericht.